Short Cuts America: il blog di Arnaldo Testi

Politica e storia degli Stati Uniti

Come scrivere una email al prof (se proprio devi).

email

(Scopiazzando dai siti americani, e usando solo il maschile – per mia comodità.)

Una email al professore è una lettera di lavoro, quindi un po’ di formalità non guasta, soprattutto se il professore non lo conosci, e se non vuoi irritarlo già al primo contatto. Quindi dimentica subito il “prof”, scrivi per esteso “professore”. Si può esagerare in formalismi? Certo che sì, ma è sempre meglio che esagerare in senso opposto. In ogni caso, non è difficile trovare il tono giusto.

Tanto per cominciare, scrivi nel campo del “soggetto” l’argomento della tua missiva. In due o tre parole, tipo “chiarimenti sul programma” oppure “richiesta tesi”. Fai sapere al destinatario che cosa vuoi, prima ancora che apra la tua email. Fra l’altro, se il campo è vuoto uno tende a pensare che si tratti di spam – e magari a passare oltre o, con innocente felicità, a cestinare.

Come ti rivolgi all’interlocutore? Non è difficile. Usa formule standard, “Gentile professore” o “Professor [Cognome]”, virgola. Anche qui, non esagerare in formalismi (ma in genere non c’è questo pericolo) o in formule troppo amichevoli. “Caro professore”, per esempio, presuppone già qualche frequentazione. “Salve professore” o “Buon giorno professore”, a me vanno bene, non so se vanno bene a tutti.

Che il testo sia chiaro e stringato e scritto correttamente – sembra ovvio dirlo, ma non lo è. Orsù, mostra di avere qualche interesse in quello che scrivi, controlla, correggi. Specialmente se lo fai da uno smartphone, quando ti si intrigano le dita o ti tradisce il T9. Se il testo è lungo, e non deve esserlo, vai a capo ogni tanto. E non usare sigle o formule abbreviate da chat. Oltretutto, cerca di capire, magari il professore proprio non le capisce.

L’email non è un sostituto dell’incontro personale, quello che avviene faccia a faccia durante l’orario di ricevimento. Quindi non fare richieste complicate, che implichino una discussione articolata. Il professore deve essere in grado di rispondere con un “sì” o un “no”, o con “venga giovedì alle 10” – lì se ne parlerà. Tieni conto che tu ne scrivi uno, di messaggi, ma il professore ne riceve decine.

A proposito, e se il benedett’uomo non risponde? Può darsi che ci metta qualche giorno a farsi vivo, che risponda solo in orario d’ufficio, che sia in viaggio, che il tuo messaggio si sia perso fra i tanti (appunto), che ci sia stato un terremoto, una tremenda inondazione, un’invasione di cavallette! Può darsi che sia distratto o pigro. Oppure, non ci crederai ma capita, che di queste frivolezze comunicative postmoderne non abbia consapevolezza. Prova a riscrivere. Infine, cosa vuoi che ti dica, scovalo in dipartimento.

Comunque: non inviare messaggi il giorno di ferragosto, o di natale.

L’email non è un sostituto neanche di ciò che è già scritto nei luoghi deputati del dipartimento. Non chiedere gli orari delle lezioni e dei ricevimenti , i programmi dei corsi, i giorni degli esami, se sono già disponibili online. Se non lo sono, o non lo sono ancora, fai bene a scrivere – ma allora fai bene a scrivere anche a chi, in dipartimento, è responsabile della (mancanza di) comunicazione.

tumblr_lis5bdIGlZ1qbolbnL’indirizzo email del mittente, cioè il tuo, è importante. Lo è ora, e lo sarà sempre di più nel tuo futuro. Fatti un account con un indirizzo business-like, magari quello che ti fornisce l’università, se te lo fornisce. Soprattutto, che contenga il tuo nome e cognome. Non usare nomi di battaglia stravaganti – quelli vanno bene per fare gli spiritosi sui social media o per lanciarsi in surf anonimi nei territori malfamati della rete.

Sia che tu usi un nome di battaglia (ripetilo insieme a me: cambialo!) o che il tuo vero nome sia embedded nell’indirizzo email, ricordati sempre di firmare con chiarezza. E’ incredibile quante persone se ne dimentichino.

Ultimo punto. Qui ho usato la forma del “tu” generico, impersonale. Ma noi non ci conosciamo, non ci diamo del tu, bensì del lei – reciprocamente, per ciò che mi riguarda. Non ti do del tu perché non siamo mica alle scuole elementari.

Regret

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2 replies

  1. bel post: metto il link nei materiali della prima lezione di ogni corso!

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